Cùng phân biệt ban tổ chức sự kiện và ban tổ chức chương trình nha!
Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến
Hiện nay, sự đa dạng trong các hình thức tổ chức hội thảo là một điều rất tích cực, cho phép các đơn vị tổ chức linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp nhất với mục đích và đối tượng khách mời của hội thảo. Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến và linh hoạt:
Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu phát triển, trung tâm công nghệ; và đặc biệt là các trường đại học lớn. Đây là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định.
Workshop là một buổi hội thảo để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống.
Hội thảo chuyên đề là một sự kiện được tổ chức nhằm mục đích tập trung vào một chủ đề cụ thể trong một lĩnh vực hoặc ngành nghề nào đó. Thường thì hội thảo này sẽ tập trung vào việc trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, và thảo luận về các vấn đề, xu hướng, và phát triển mới trong lĩnh vực đó.
Hội thảo du học là một sự kiện được tổ chức nhằm cung cấp thông tin và tư vấn cho các sinh viên về các cơ hội du học ở các quốc gia khác nhau. Trong hội thảo này, các đại diện từ các trường đại học và tổ chức giáo dục sẽ cung cấp thông tin về các chương trình học, học phí, quy trình đăng ký, yêu cầu nhập học, và các thông tin liên quan khác.
Đây là hình thức hội thảo tập trung vào chia sẻ kiến thức chuyên sâu trong một ngành nghề cụ thể. Người tham dự khi đến với hội thảo sẽ nhận được những kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm sâu rộng về lĩnh vực mà họ quan tâm.
Hội thảo quốc tế là hình thức với quy mô lớn, quy tụ khách mời tham dự từ khắp nơi trên thế giới. Với các chuyên gia, diễn giả, khách mời ở cấp độ quốc tế, đây là cơ hội để khách mời trao đổi, học tập những kiến thức mới trên toàn cầu.
Hiện nay, sự đa dạng trong các hình thức tổ chức hội thảo là một điều rất tích cực, cho phép các đơn vị tổ chức linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp nhất với mục đích và đối tượng khách mời của hội thảo. Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến và linh hoạt.
Hội thảo trực tiếp là hình thức hội thảo truyền thống được áp dụng từ lâu nay. Trong một buổi hội thảo trực tiếp, người tham dự sẽ gặp gỡ, giao lưu và thảo luận tại một địa điểm nhất định. Hình thức này đem đến sự tương tác ở mức độ cao nhất giữa người tham dự và diễn giả.
Hình thức hội thảo trực tuyến là hình thức mới phổ biến tại Việt Nam trong khoảng 5 năm trở lại đây, kể từ khi dịch Covid-19 xuất hiện và gây ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của con người. Hình thức này có những ưu điểm vượt trội, đặc biệt phù hợp với thời điểm phải cách ly do dịch bệnh bởi người tham dự chỉ cần sử dụng các thiết bị thông minh như máy tính, laptop, điện thoại,… có kết nối internet là có thể tham gia hội thảo dù đang ở bất cứ đâu.
Đây là hình thức kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến. Người tham dự có thể lựa chọn hình thức tham dự phù hợp với điều kiện của mình. Hình thức này đem sự thuận tiện cho khách tham dự bởi tính linh hoạt của nó. Nếu như khách mời có nhu cầu tham dự trực tiếp, họ có thể đến địa điểm tổ chức sự kiện và nếu khách mời không thể đến tận nơi, họ có thể lựa chọn tham gia trực tuyến.
Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp không chỉ là đối tác mà còn là người đồng hành trong việc biến ý tưởng thành hiện thực. Tầm quan trọng của việc lựa chọn đơn vị tổ chức nằm ở khả năng tổ chức một sự kiện một cách chuyên nghiệp và mạch lạc. Với kinh nghiệm và kỹ năng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ có thể đảm bảo mọi khía cạnh từ lập kế hoạch, quản lý ngân sách, đến triển khai và kiểm soát chất lượng sự kiện.
Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media vinh dự là Agency đầu tiên tại Việt Nam hai lần đạt giải thưởng quốc tế danh giá Stevie Awards tại Mỹ và là đại diện Việt Nam duy nhất giành giải vàng của Event Marketing Awards 2023 tại Hong Kong, đánh dấu những sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp, đạt chuẩn tiêu chuẩn quốc tế.
Chúng tôi đi đầu trong việc ứng dụng những giải pháp công nghệ sự kiện tiên tiến và hiện đại nhất, hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả sự kiện của doanh nghiệp.
Nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ cùng đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiện Newday Media đang là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn: TRAPHACO, Deloitte Vietnam, PVI, Tập đoàn Hoa Sen, C.P Group,…
Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Tổ chức sự kiện, hội thảo quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/0962.577.770.
Lựa chọn địa điểm phù hợp cho hội thảo
Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức nhằm thảo luận về một vấn đề, chia sẻ kiến thức, thăm dò ý kiến…Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ, giao lưu với đối tác, truyền thông; từ đó phát triển quan hệ đồng thời nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp cũng góp phần quan trọng khẳng định tên tuổi của doanh nghiệp. Địa điểm tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố tiên quyết để đem lại sự thành công của hội thảo bởi phải xác định được địa điểm thì hội thảo mới có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp không chỉ tác động tích cực tới trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp nâng cao giá trị thương hiệu của đơn vị tổ chức.
Những lưu ý để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kĩ lưỡng và phản ứng nhanh nhạy với mọi tình huống phát sinh trong hội thảo. Dưới đây là một số lưu ý để hội thảo có thể diễn ra suôn sẻ và thành công.
Chuẩn bị chu đáo công tác hậu cần, tổ chức, an ninh
Ban tổ chức cũng cần đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm các vấn đề kỹ thuật, an ninh và y tế. Sau khi hội thảo kết thúc, công tác hậu cần bao gồm việc thu dọn và vệ sinh khu vực diễn ra sự kiện, đảm bảo rằng không còn dấu vết của sự kiện để bảo vệ môi trường và duy trì uy tín của tổ chức.
Chuẩn bị nội dung hội thảo chi tiết
Nội dung chi tiết của hội thảo là nòng cốt để đưa những giá trị của hội thảo đến với khách mời. Đơn vị tổ chức cần xây dựng được một kịch bản chặt chẽ, chuyên nghiệp và cụ thể để thông điệp của hội thảo được truyển tải một cách rành mạch nhất đến với người tham dự.
Tuân thủ tốt công tác phòng cháy chữa cháy
Đối với mọi sự kiện nói chung và các hội thảo nói riêng, việc đảm bảo tuân thủ công tác phòng cháy chữa cháy là yếu tố tiên quyết để quyết định xem hội thảo có thể diễn ra được hay không. Đơn vị tổ chức cần trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, trang bị cho nhân viên và nhân viên hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị phòng cháy chữa cháy và biện pháp an toàn trong trường hợp khẩn cấp.
